Extra styrelsemöte 27 maj 2015

Protokoll fört vid FBK extra styrelsemöte den 27 maj 2015 på restaurang Gotlands grill i Hornsberg.
Närvarande: Erik Johansson, Sophie Hedenskog, Per-Erik Lundgren, Minna Rinkinen, Allan Stenman och Helena Karlson.

1. Mötets öppnande
Ordförande Per-Erik Lundgren förklarade mötet öppnat.

2. Val av sekreterare
Till sekreterare för mötet valdes Helena Karlson.

3. Val av justeringsman
Till att justera protokollet valdes Erik Johansson.

4. Godkännande av dagordning
Dagordningen godkändes.

5. Genomgång av Speedledger / flöde och matchning av inbetalningar samt medlemsregister
Fokusområdet för styrelsens arbete 2015 är att färdigställa medlemsregistret. Övergången från manuell hantering i en exelfil där flera personer varit inblandade till Speedledger har varit mödosam och krävt mycket extraarbete.
Sophie gav en lärorik presentation av betalflödet och registervård i Speedledger med dess möjligheter och begränsningar. Alla styrelsemedlemmar ska ha tittbehörighet i systemet.
Därefter beslutades att Peter Andersson har ansvar tills vidare med medlemsregistret/registervård vilket innebär:
Lägga upp nya medlemmar, namn, adress, e-postadress, telefonnummer. Meddela kassör att medlemsfakturan ska mejlas ut till den nya medlemmen.
Löpande uppdatering av medlemmars adressändringar
Avsluta/ ta bort medlemmar som ej längre kvarstår i klubben. OBS! Matchningsansvarig meddelas först, så att eventuella fakturor kan avslutas.
Matchningsansvarig (tf Sophie)
Löpande matchning/ bokföring av medlemsinbetalningar
Skicka påminnelser på obetalda fakturor
Reda ut svårplacerade betalning/ kontakta Plusgirot.
Eventuellt utreda medlemmar som felaktigt tagits bort från registret, det vill säga se över rensningen som gjordes av Kristina Hellqvist i februari 2014.
Helena mejlar Peter e-postadresserna som angavs på närvarolistan Årstämman 2015. Peter tar bort medlemmar som ligger dubbelt i medlemsregistret. OBS! Först efter avstämning med Matchningsansvarig (tf Sophie).

6. Nya e-postadresser och molntjänst i Google Drive
På grund av tidsbrist bordlades denna punkt till nästa styrelsemöte.

7. Höstfesten och Fixarmåndagar
Minna förbereder höstfesten och rådgör med Hasse vad beträffar katering och kostnader. Styrelsens mål är att det blir en buffé med levande musik till självkostnadspris på 200 kronor/kuvert. Minna har fria händer att fatta beslut angående menyn.
Minna och Anna Rising håller i fixarmåndagarna tills vidare. Allan ser till att nödvändig utrustning finns tillgänglig/köps in, vilket bland annat innebär en ny och effektivare dammsugare, som styrelsen tidigare beslutat om. Minna har skrivit en inköpslista till Allan.
Helena lägger ut aktuell information om Höstfest och fixarmåndagar på hemsidan.

8 Mötet avslutades.

Vid protokollet                                                                     
Helena Karlson

Justeras
Erik Johansson